Prozessdigitalisierung & Workflow Management

Warum ein Prozessmanagement- und Workflow-Tool?

Haben Sie aktuell oder seit längerer Zeit Schwierigkeiten damit, die notwendige digitale Transformation Ihrer Unternehmensprozesse in die Tat umzusetzen? Sind viele Ihrer Prozesse nach wie vor durch manuelle Tätigkeiten geprägt, die stark von der Nutzung von E-Mails und Spreadsheets (z.B. MS Excel) für die Erledigung der Aufgaben und die interne wie externe Kollaboration abhängen? Sind Ihre Prozesse sogar noch papierbasiert?

Folgende organisationale Symptome sollten Sie die Nutzung eines Prozessmanagement- oder Workflow-Tools ins Auge fassen lassen:

• Die Funktionsbereiche in Ihrem Unternehmen verfallen regelmäßig in ein „Silodenken“, verschiedene Abteilungen kommunizieren nur sporadisch und wissen gegenseitig wenig über die jeweiligen Arbeitsweisen und Bedarfe. Prozesse werden unterschiedlich gelebt, es werden unterschiedliche Verhaltensweisen an den Tag gelegt und unterschiedliche Systeme genutzt.

• Prozesse werden vom Management und von Mitarbeitern nicht durchgehend und dem Transaktionsfluss folgend (also sog. „end-to-end“) gedacht, also z.B. in folgender Weise:
  • vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay oder P2P),
  • vom Kundenauftrag bis zur Auslieferung und Bezahlung (Order-to-Cash oder O2C) oder
  • von der einzelnen Buchung im Accounting bis zur Veröffentlichung des Geschäftsberichts (Record-to-Report oder R2R).

• Mitarbeiter kennen die Anforderungen des im Prozessfluss folgenden Schritts nur unzureichend, die Gesamtleistung des Prozesses steht nicht im Vordergrund, sondern der eigene Funktionsbereich.

• Unternehmens- und/oder konzernweit herrscht eine stark heterogene IT-Systemlandschaft.

• Ihre Mitarbeiter wenden viel Zeit für das Suchen, die Recherche und das Finden von Informationen auf, da wesentliche Dokumente und anderes Wissen unstrukturiert, nicht durchsuchbar oder sogar papierbasiert abgelegt ist.

• Ihre End-to-End-Prozesse weisen viele Systembrüche auf, Schnittstellen sind nicht automatisiert, Mitarbeiter sind auf manuelle Datenextraktionen oder Eingaben angewiesen.

• Eine Vielzahl an Prozessbeteiligten sorgt für komplexe Abhängigkeiten und hohe persönliche Abstimmungsbedarfe, oft auch über viele Ländergrenzen hinweg. Ein oft praktiziertes „Management-by-Email“ dieser Prozesse sorgt nicht selten für Chaos, verpasste Deadlines und Verzögerungen, mangelnde Qualität sowie unzufriedene Mitarbeiter und Kunden. Transparenz über den Status von Prozessinstanzen ist oft nur sehr schwer zu gewinnen.

• Für Ihre Prozesse gelten hohe Compliance-Anforderungen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Soll-Prozesse eingehalten werden und Abläufe nahtlos und revisionssicher dokumentiert werden können. Dies sicherzustellen bereitet Ihnen Schwierigkeiten und sorgt für nicht unerhebliche Risiken für die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens.

Mehrwert einer modernen BPM-Suite für Ihr Unternehmen

Ein modernes Prozessmanagement- und Workflow-Tool hilft Ihnen dabei, Ihre Herausforderungen auf dem Weg zu effizienten, digitalisierten und automatisierten Prozessen schnell und unkompliziert zu meistern. Die wesentlichen Vorteile der Nutzung so eines Werkzeugs liegen auf der Hand:

• Passen Sie Ihre Prozesse maximal flexibel an die Anforderungen Ihres Geschäfts an. Vermeiden Sie so, dass starre Standards und hohe Anpassungskosten in Ihren bestehenden Systemen die notwendige Optimierung Ihrer Prozesse verhindern. 
• Leben Sie auf diese Art und Weise flexible digitalisierte Prozesse unternehmensweit End-to-End und funktionsübergreifend.
• Erhöhen Sie die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse und senken Sie Ihre Fehlerquote signifikant.
• Erhalten Sie jederzeitige Transparenz über den Status des Gesamtprozesses.
• Dokumentieren Sie Ihre wesentlichen Prozess-Schritte nahtlos und stellen Sie so die Compliance mit gesetzlichen Anforderungen sicher.
• Nutzen Sie ein integriertes Tool für den gesamten Prozess.
• Verbannen Sie E-Mails und Excel weitestgehend aus dem Standard-Prozessablauf.
• Stimmen Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter in Workflows perfekt aufeinander ab und sorgen Sie so für prozessuale Effizienz. Vermeiden Sie Wartezeiten, Bottlenecks, Schleifen und fehlende Prozesstreue.
• Automatisieren Sie Ihre Prozesse über das BPM-Tool selbst oder binden Sie Software-Roboter (RPA) nahtlos in Ihre Prozesse ein.

Ausgewählte Services und Dienstleistungen von Mazars

Wir beraten und befähigen Sie mit unserem erfahrenen Team entlang des gesamten Prozessmanagement-Lebenszyklus. Gerne begleiten wir Sie bei der Konzeption und Implementierung eines professionellen „Business Process Managements“ innerhalb Ihrer Organisation mit dem Ziel einer prozessorientierten Unternehmensführung.

Setzen Sie gemeinsam mit uns aktuelle und höchstrelevante Themen wie Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen schnell und effizient in die Tat um und verschaffen Sie sich damit entscheidende Vorteile gegenüber dem Wettbewerb im Hinblick auf Zeit, Kosten und Qualität.

Mit innovativen und intelligenten Softwarelösungen für das Prozess- und Workflow Management (iBPM) machen Sie mit unserer Unterstützung Ihre bisher manuellen, analogen und intransparenten Prozessmodelle digital ausführ- sowie auswertbar und verknüpfen diese mit all Ihren Software-Tools und Datenbanken – mit sehr geringem Programmieraufwand und ohne wesentlich in die bestehende IT-Architektur einzugreifen zu müssen, was Zeit und Kosten spart.

Im Rahmen des Prozess-Lebenszyklus unterstützen wir Sie auch bei punktuellen oder regelmäßigen Initiativen, z.B. bei einer Ist-Analyse inkl. permanenten Monitorings, einer End-to-End-Modellierung oder einem Re-Design/einer Restrukturierung, insbesondere aber auch bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Dabei setzen wir auf moderne und intelligente Technologien wie Process Mining und Robotic Process Automation, um mit Ihnen gemeinsam Ihre Projektziele so effizient und schnell wie möglich zu erreichen.

Unsere Dienstleistungen für Sie umfassen die folgenden Kernpunkte

• Agile und partizipative Aufnahme von Ist-Prozessen und Design von Soll-Prozessmodellen (Design-Thinking).
• Überführung der entwickelten Prozessmodelle in ein gemeinsam mit Ihnen ausgewähltes, für Ihre Situation passendes BPM-Tool, in dem Ihre Organisation ihre individuellen Arbeitsabläufe über alle Systeme hinweg ausführen kann.
• Von uns implementierte, automatisierte Schnittstellen zu allen relevanten Systemen sorgen im Optimalfall dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter nur ein Tool und ein User-Interface nutzen müssen, um den Prozess End-to-End zu durchlaufen.
• Setzen Sie so die Digitalisierung, Restrukturierung oder Optimierung Ihrer Prozesse schnell und unkompliziert um, ohne schwerfällige, langwierige und kostenintensive ERP-Projekte initiieren zu müssen.
• Jeder Mitarbeiter erhält auf die aktuelle Aufgabe zugeschnittene Arbeitsformulare (User-Forms), die ihn zusätzlich mit allen notwendigen Informationen versorgen, um die Aufgabe erledigen zu können.
• Über die BPM-Suite lassen sich darüber hinaus viele Ihrer Prozessschritte automatisieren.
• Zudem ist das Tool in der Lage, über RPA-Plattformen entwickelte Software-Roboter die automatisierte Ausführung von Aufgaben anzustoßen und zu kontrollieren.
• Aufbau individueller Prozessdashboards für Monitoring und Controlling (z.B. mit Process Mining Software). Identifizieren Sie so Probleme im Prozessablauf frühzeitig und steuern Sie effektiv gegen, um die Auswirkungen möglichst gering zu halten.
• Sorgen Sie über standardisierte und in einem Tool zentralisierte Workflows für die Compliance Ihrer Prozesse. Implementieren Sie auf diese Art und Weise z.B. ein effektives internes Kontrollsystem oder auch ein Risikomanagementsystem und stellen Sie gleichzeitig die Einhaltung sämtlicher Dokumentationsanforderungen sicher.

Unser gemeinsames Ziel: durch eine persönliche Handschrift und unsere große Erfahrung für Sie Mehrwert schaffen – individuell, fokussiert und nachhaltig.

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