Business Process Outsourcing kann insbesondere im Bereich der Verwaltung eine signifikante Kostenreduktion erzielen; abhängig von der Unternehmensstruktur kann eine durchgängige Standardisierung und Digitalisierung der Prozesse die relevanten Kosten um 20 bis 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil von BPO: Organisationen mit vielen Gesellschaften und somit mehreren Buchungskreisen erhalten durch die Nutzung von BPO größere Transparenz – die Prozesse werden vereinfacht.

Die Kostenreduktion durch BPO lässt sich anhand einer Musterrechnung darstellen. Setzt man die Vollkosten (bestehend aus Mitarbeitern in Full-time-equivalent, Gehältern und Lizenzen) in Relation zur Bearbeitung eines einzelnen Belegs, ergibt sich für jede einzelne Stufe des Vier-Phasen-Konzepts ein mögliches Sparpotenzial.

  1. In der ersten Phase des BPO-Prozesses wird die Organisationsstruktur des Unternehmens angepasst: der Einkauf wird zentralisiert, Bestellplattformen aufgebaut und eine Konsolidierung der Lieferanten organisiert. In diesem Stadium ist bereits eine Kosteneinsparung von etwa zehn Prozent möglich.
     
  2. In der zweiten Phase des BPO-Prozesses findet eine Standardisierung und Automatisierung der Prozesse im Unternehmen statt, digitale Lösungen wie Tools zum Dokumentenmanagement (DMS) oder E-Invoicing werden implementiert. In diesem Stadium können die Kosten bis zu weiteren rund zehn Prozent sinken.
     
  3. In der dritten Phase entfaltet die reduzierte Kostenstruktur durch die Übernahme von Tätigkeiten durch Mazars ihre Wirkung. In dieser eigentlichen Phase des Business Process Outsourcing, in der der Effekt der Spezialisierung zum Tragen kommt, kann der Großteil der Kosten eingespart werden – rund 25 Prozent.  
     
  4. In der vierten Phase des BPO-Prozesses sorgen die Skaleneffekte für weitere Kostenreduktion: Sie führen zur weiteren Kosteneinsparung von etwa fünf Prozent; dieses Ergebnis resultiert aus dem Gesamtumfang an Einsätzen und Vorgängen. 

Musterrechnung

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