Tax Compliance Management-Systeme (Tax CMS) im Universitätsklinikum

1. Exkurs

Die Regulierung von Unternehmen, aber auch juristischer Personen des öffentlichen Rechts nimmt durch immer strengere und umfassendere rechtliche Rahmenbedingungen zu. So sind Steuern immer mehr in den Fokus der Behörden und der Gesetzgebung gelangt. Nicht zuletzt auch vor dem Hintergrund des BMF-Schreibens vom 23. Mai 2016 und den damit im Zusammenhang aufkommenden steuerpolitischen Bewegungen.

Um finanzielle Schäden sowie Reputationsverluste zu vermeiden, implementieren Unternehmen jetzt einheitliche und strukturierte Prozesse für ihre Unternehmenssteuern. Gemeinnützige Einrichtungen, insbesondere Universitätskliniken, befinden sich dabei aufgrund der sehr speziellen Steuersystematik in einem besonderen Spannungsfeld. Neben den Unterschieden in der Finanzierung und der Ausschüttungspolitik ist bei Universitätskliniken außerdem – anders als bei typischen Industrieunternehmen – die Klassifizierung der Einnahmen unter Beachtung der steuerlichen vier Sphären (hoheitlicher Bereich, Vermögensverwaltung, steuerbegünstigter Betrieb gewerblicher Art, steuerpflichtiger Betrieb gewerblicher Art) essenziell. Aus unserer Sicht ist daher die Einführung eines Tax Compliance Management-Systems ein absolutes Muss, um ein regelkonformes Verhalten sicherzustellen.

2. Tax CMS im (gemeinnützigen) Universitätsklinikum

Tax Compliance für Universitätskliniken beinhaltet aufgrund der besonderen Komplexität mehr als nur die Beachtung der üblichen Steuergesetze. Im Fokus stehen insbesondere die strengen Vorgaben des Gemeinnützigkeitsrechts (u. a. Förderung der Allgemeinheit, Grundsatz der Unmittelbarkeit, Selbstlosigkeit, Ausschließlichkeit), die diese Einrichtungen einhalten müssen, um eine Aberkennung der Gemeinnützigkeit und eine eventuelle Existenzbedrohung durch Steuernachzahlungen zu verhindern.

Daneben ist Tax Compliance auch unter dem Gesichtspunkt einer möglichen Haftung bei Gesetzesverstößen wichtig. Oft haften Vorstände und Geschäftsführer persönlich und unbeschränkt für Steuerschulden ihrer gemeinnützigen Organisation aufgrund von nicht korrekten Spendenbescheinigungen (Spendenhaftung), Mittelfehlverwendungen im Zusammenhang mit Mittelweiterleitungen oder zu hohen Gehaltszahlungen.

Dazu kommen – vor allem bei der Umsatzsteuer – zahlreiche steuerliche Besonderheiten, denen sich typische Industrieunternehmen nicht stellen müssen, die aber hohe Risiken bei der Bewertung und Behandlung steuerlicher Fragen beinhalten. Welche Tätigkeiten (z. B. Heilbehandlungen) sind im gemeinnützigen Bereich von der Steuer befreit und wie ist die Vorsteuer aufzuteilen? Es ergeben sich mithin viele Fallstricke, die mit einem klassischen Unternehmen nicht vergleichbar sind, wie z. B. die richtige Abgrenzung zwischen dem steuerbegünstigten und dem steuerpflichtigen Betrieb gewerblicher Art (Sphärentheorie) oder die korrekte Beurteilung von Zuschüssen, Beiträgen und Sponsoring.

3. Wirksames Tax CMS

Transparente Prozesse, abgestimmte Verantwortlichkeiten und nicht zuletzt wirksame Kontrollsysteme helfen, Regelverstöße möglichst frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor es zu negativen Konsequenzen kommt.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Minimierung steuerlicher Risiken und Sicherung des Status der Gemeinnützigkeit
Sicherstellung der korrekten Mittelverwendung und -weiterleitung
Sicherstellung, dass die tatsächliche Geschäftsführung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke ausgerichtet ist
Laufende Identifizierung von steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben bzw. Betrieben gewerblicher Art und Abgrenzung zu anderen Sphären der gemeinnützigen Einrichtung bereits vor Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit
Korrekte Ausstellung von Spendenbescheinigungen
Korrekte umsatzsteuerliche Behandlung von Umsätzen in den verschiedenen steuerlichen Sphären bei gemeinnützigen Einrichtungen sowie von (unechten) Zuschüssen und Mitgliedsbeiträgen
Richtige steuerliche Abgrenzung von Spenden und Sponsoringleistungen
Einsparung von Kosten durch optimierte und effizientere interne Prozesse bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten, wie z. B. fristgemäße Erstellung von Steuererklärungen und Monatssowie Jahresabschlüssen
Eindeutige Zuständigkeiten aller Verantwortlichen
Aufdeckung von möglichem Steueroptimierungspotenzial

4. Ihr Tax CMS-Reifegrad

Sollten Sie derzeit unsicher sein, welche Anforderungen sich hinter einem Tax CMS verbergen und wie Ihr Tax CMS-Reifegrad ausgestaltet ist, können Sie gern den Tax Compliance-Quick-Check dafür nutzen. Er ermöglicht Ihnen durch eine erste Selbsteinschätzung, den Stand Ihrer steuerlichen Prozesse und Ihres Tax Compliance Management-Systems nach dem IDW-Standard PS 980 zu ermitteln. Auf diese Weise erkennen Sie schnell und effizient Risiken und potenzielle Schwachstellen Ihrer Steuerfunktion. Den Tax Compliance-Quick-Check finden Sie auf der deutschen Mazars-Online-Plattform, er kann jederzeit kostenfrei genutzt werden.

Ihre Ansprechpartner*innen – engagiert und leistungsstark

Wir unterstützen Sie bei der Einführung eines speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Tax Compliance Management-Systems.

Autor:

Fadi Ramadan
Tel: +49 40 288 01 3553

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Dies ist ein Beitrag aus unserem Public Sector Newsletter 4-2021. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.