Anwendung auf kommunale Gesellschaften

Die dargestellten Erleichterungen für die Durchführung einer Videokonferenz können nicht ohne Weiteres auf die kommunalen Gesellschaften und ihre Gremien (Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung) angewendet werden. Hier ist zuerst das Gesellschaftsrecht (GmbH und AktG) zu beachten. Danach wird grundsätzlich von der Durchführung einer Präsenzveranstaltung ausgegangen. Bislang war die Durchführung einer Sitzung als Videokonferenz aber schon dann zulässig, wenn dies im jeweiligen Gesellschaftsvertrag (in Übereinstimmung mit den jeweils anzuwendenden kommunalrechtlichen Anforderungen) geregelt war.

Bestand eine solche Regelung nicht, ist der BGH der Ansicht, dass eine Beschlussfassung in einer Video- (oder Telefon-)Konferenz ohne Verankerung im Gesellschaftsvertrag selbst dann unzulässig sein soll, wenn alle Gesellschafter oder Aufsichtsratsmitglieder dem zugestimmt haben.

Dies führte dazu, dass im letzten Jahr zahlreiche Gesellschaftsverträge auf das Erfordernis der Durchführung einer Gremiensitzung als Videokonferenz modifiziert und ergänzt worden sind.

Die Beschlussfassung im Umlaufverfahren aber ist und war (bei Einstimmigkeit der Organmitglieder) stets zulässig. Durch das Maßnahmengesetz vom 27. März 2020 (CoronaG) ist das Erfordernis der Einstimmigkeit in Bezug auf das Umlaufverfahren vorerst entfallen.

Daher lässt sich eine Gremien- bzw. Organsitzung einer kommunalen GmbH als Videokonferenz so durchführen, dass die Organmitglieder in einer Videokonferenz über die Beschlussgegenstände beraten und im Anschluss eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren erfolgt. So kann bei Bedarf z. B. auch eine geheime Abstimmung ermöglicht werden, ohne die technischen Voraussetzungen dafür schaffen zu müssen.

Mazars berät bei kommunalrechtlichen und gesellschaftsrechtlichen Fragen.