Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen

Die Herbstzeit ist angebrochen und vielerorts wird bereits die nächste Weihnachtsfeier geplant. Dabei sollten auch einige steuerliche Besonderheiten berücksichtigt werden. Betroffen sind regelmäßig Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug sowie Sozialversicherung. Besonders unangenehm wird es, wenn für die genannten Bereiche jeweils andere Grundsätze zur Anwendung kommen. Eine solche Abweichung bestätigte der Bundesfinanzhof (BFH) allerdings kürzlich für den Vorsteuerabzug.

Hintergrund

Um einen Gleichlauf in der steuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen zu erreichen, orientierte sich die Umsatzsteuer traditionell an der Rechtsprechung des BFH zur lohnsteuerlichen Behandlung von sogenannten Aufmerksamkeiten.

Seit der gesetzlichen Neuregelung zur lohnsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen im Jahr 2015 ist dieser Gleichlauf allerdings gestört, denn für die Lohnsteuer gilt seitdem ein Freibetrag von 110 €, während für die Umsatzsteuer bzw. den Vorsteuerabzug weiterhin eine Freigrenze von 110 € maßgeblich ist. Das heißt, dass bei Überschreiten des lohnsteuerlichen 110-€-Freibetrags nur für den übersteigenden Kostenanteil Lohnsteuer anfällt, die gegebenenfalls pauschaliert werden kann. Demgegenüber führt das Überschreiten der umsatzsteuerlichen Freigrenze dazu, dass der Vorsteuerabzug für die Gesamtkosten insgesamt versagt bleibt.

Prüfung des Vorsteuerabzugs bei Betriebsveranstaltungen

Beim Vorsteuerabzug ist zunächst zu prüfen, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang die bezogenen Leistungen ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen oder durch besondere Umstände der wirtschaftlichen Tätigkeit des Unternehmens, d. h. im überwiegend betrieblichen Interesse, bedingt sind. Dient eine Betriebsveranstaltung dem privaten Interesse der Beschäftigten und fehlt es an einem besonderen überwiegenden betrieblichen Interesse, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Etwas anderes gilt nur, wenn es sich dabei lediglich um eine Aufmerksamkeit handelt. Hierbei wird auf die Grenze von 110 € abgestellt.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie bezogen auf Kosten für Betriebsveranstaltungen nur insoweit zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, als die 110-€-Grenze pro Beschäftigten nicht überschritten wird. Bei Überschreiten entfällt der Vorsteuerabzug dann vollständig. Diese missliche Abweichung zur Lohnsteuer hat der BFH nun ausdrücklich bestätigt (Urteil vom 10. Mai 2023 – V R 16/21).

Daneben hat sich der BFH auch mit der Frage beschäftigt, ob die Kosten des äußeren Rahmens, wozu zum Beispiel Miete, Trinkgelder oder Stornokosten zählen, bei der umsatzsteuerlichen Berechnung der 110-€-Grenze außen vor gelassen werden dürfen – wie es seinerzeit für die Lohnsteuer entschieden worden war. Dem hat der BFH eine Absage erteilt. Die umsatzsteuerrechtliche Bewertung der Betriebsveranstaltung als einheitliche Leistung stand der Abspaltung der Kosten des äußeren Rahmens im konkreten Fall entgegen. Umsatzsteuerlich muss also hinsichtlich der Kosten für die Betriebsveranstaltung geprüft werden, ob die Eingangsleistungen derart verbunden sind, dass es sich um eine einheitliche Leistung oder um trennbare Leistungen handelt.

Zumindest bei der Teilnehmerzahl ist für steuerliche Zwecke einheitlich auf die tatsächlich teilnehmenden Beschäftigten abzustellen. Im Zuge der Planung sollten deshalb Vorkehrungen getroffen werden, um möglichst genau abzuschätzen, wie viele Personen zu erwarten sind und die tatsächliche Teilnehmerzahl zu dokumentieren.

Bedeutung für den Arbeitgeber

Für Arbeitgeber bedeutet das BFH-Urteil, dass der Vorsteuerabzug auch bei privater Veranlassung von Betriebsveranstaltungen, wie z. B. einem Kochevent als Weihnachtsfeier, grundsätzlich möglich ist, solange die 110-€-Grenze pro Beschäftigten nicht überschritten wird. Bei Überschreiten entfällt der Vorsteuerabzug allerdings vollständig und es kommt zu einem Auseinanderfallen von Lohnsteuer (Freibetrag) und Vorsteuerabzug (Freigrenze). Die Lohnsteuerpauschalierung der Kosten, die den 110-€-Freibetrag übersteigen, führt zwar zur Sozialversicherungsfreiheit, hat für die Umsatzsteuer bzw. den Vorsteuerabzug allerdings keine Auswirkung. Das sollte bei der Planung und Kostenkalkulation im Vorfeld beachtet werden, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

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Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 3/2023. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.