Verdienstausfallentschädigungen wegen Infektionsschutz

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 25. Januar 2023 (IV C 5 – S 2342/20/10008 :003) zur lohnsteuerlichen Abrechnung behördlicher Erstattungsbeträge für eine Verdienstausfallentschädigung gemäß § 56 Infektionsschutzgesetz (IfSG) Stellung genommen. Die Finanzverwaltung erläutert, wie zu verfahren ist, wenn Arbeitgeber und Erstattungsbehörde bei der Berechnung des Erstattungsbetrags zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen.

Hintergrund

Pandemiebedingt mussten sich in den vergangenen zwei Jahren zahlreiche Beschäftigte auf Anordnung des Gesundheitsamtes – ohne krank zu sein – als Krankheits- oder Ansteckungsverdächtige in Quarantäne begeben oder sie unterlagen einem Tätigkeitsverbot. Das führt in der Regel zu einem Verdienstausfall, für den den Betroffenen in der Regel eine Entschädigung zusteht (§ 56 Abs. 1 IfSG). In der Praxis zahlten die Arbeitgeber das normale Gehalt und erhielten auf Antrag von der Entschädigungsbehörde die Entschädigung erstattet. Bei der Rückerstattung treten allerdings immer wieder lohnsteuerliche Schwierigkeiten auf und nicht selten ergeben sich Differenzen in der Höhe des Erstattungsbetrags.

Änderung des Lohnsteuerabzugs notwendig – aber auch möglich?

Stellen Arbeitgeber nachträglich fest, dass die ursprüngliche Behandlung der Verdienstausfallentschädigung infolge einer fehlerhaften Lohnversteuerung oder Steuerfreistellung unzutreffend war, sind sie verpflichtet, zu viel erhobene Lohnsteuer zu erstatten bzw. noch nicht erhobene Lohnsteuer einzubehalten. Eine Änderung des Lohnsteuerabzugs ist jedoch nur bis zur Übermittlung bzw. bis zum Ausstellen der Lohnsteuerbescheinigung, spätestens bis Ende Februar des Folgejahres, zulässig. Stellt sich heraus, dass Antrags- und Erstattungsbetrag voneinander abweichen, ist dieser Zeitpunkt oftmals bereits verstrichen. In der praktischen Handhabung ist zu unterscheiden, ob eine unzutreffende Lohnversteuerung oder eine unzutreffende Steuerfreistellung vorliegt.

Unzutreffende Lohnversteuerung

Zahlen Arbeitgeber an ihre Beschäftigten zunächst Arbeitslohn unter Einbehalt von Lohnsteuer und stellt sich später heraus, dass sie eine Erstattung gemäß § 56 IfSG erhalten, besteht kein Handlungsbedarf für Arbeitgeber. Denn die Zahlung der Verdienstausfallentschädigung ist steuerfrei (§ 3 Nr. 25 EStG), sodass zu viel und nicht zu wenig Lohnsteuer einbehalten wurde. Durch die Anknüpfung an § 3 Nr. 25 EStG unterliegen die arbeitgeberseitig geleisteten Beträge aber weiterhin dem Progressionsvorbehalt. Einen Anspruch auf Erstattung der zu Unrecht einbehaltenen Lohnsteuer können Beschäftigte nur mit ihrer Einkommensteuerveranlagung geltend machen. Hierauf sollte sie der Arbeitgeber ggf. hinweisen.

Unzutreffende Steuerfreistellung

Gehen Arbeitgeber hingegen davon aus, dass die Zahlung an die Beschäftigten als Verdienstausfallentschädigung steuerfrei ist und lehnt die Behörde den Erstattungsantrag im Nachgang ab oder bewilligt einen abweichenden (geringeren) Betrag als vom jeweiligen Arbeitgeber beantragt, sind diese ihren Pflichten zum Einbehalt der Lohnsteuer nicht ordnungsgemäß nachgekommen. In diesem Fall können Arbeitgeber zu viel gezahlte Verdienstausfallentschädigungen vom Beschäftigten zurückfordern. Der Rückforderungsbetrag mindert im Jahr der Rückzahlung die für das Kalenderjahr unter Nr. 15 der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigenden Leistungen. Verzichten Arbeitgeber auf die Rückforderung, ist dies dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt unter Angabe der persönlichen Daten des Beschäftigten sowie der zutreffenden Werte unverzüglich schriftlich anzuzeigen (§ 41c Abs. 4 EStG).

Bedeutung für die Praxis

Um eine Welle von Anzeigen an die Betriebsstättenfinanzämter zu vermeiden, sieht das BMF-Schreiben eine Nichtbeanstandungsregelung vor. Bis zu einem Abweichungsbetrag von 200 Euro pro Quarantänefall kann dieser ebenfalls als steuerfrei im Sinne des § 3 Nr. 25 EStG behandelt werden. Arbeitgeber können in diesen Fällen auf ihre Anzeigepflicht (§ 41c Abs. 4 EStG) verzichten und werden von der Haftung (§ 42d EStG) insoweit befreit. Die Grundsätze des BMF-Schreibens kommen für die Kalenderjahre 2020 bis 2023 zur Anwendung, wenn die Änderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr zulässig ist.

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Laura Ammerl

Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 1/2023. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.