Verfall von Urlaubsansprüchen

Die Entscheidung

Der Europäische Gerichtshof hat klargestellt, dass Arbeitnehmer den ihnen zustehenden gesetzlichen Mindesturlaub nicht automatisch verlieren. Urlaubsansprüche verfallen* nur dann automatisch, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber ist nach Auffassung des EuGH verpflichtet „konkret und in völliger Transparenz“ dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer in die Lage versetzt wird, seinen Urlaub zu nehmen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtung muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer – gegebenenfalls förmlich – auffordern, dies zu tun.

Nur dann ist sichergestellt, dass der Urlaub, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugs- oder eines zulässigen Übertragungszeitraums oder am Ende des Arbeitsverhältnisses, wenn dies in einen solchen Zeitraum fällt, verfallen wird. Die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Diese Rechtsauffassung wurde nunmehr höchstrichterlich durch das Bundesarbeitsgericht bestätigt.

Auswirkungen der Entscheidung/Handlungsempfehlungen

Neben der in den Arbeitsverträgen vorgenommenen Differenzierung zwischen gesetzlichem (Mindest-)Urlaub und vertraglichem (Zusatz-)Urlaub sollte der Arbeitgeber nachweislich jeden Arbeitnehmer rechtzeitig schriftlich – wie nachstehend vorgeschlagen – auffordern, den ihm zustehenden Jahresurlaub zu nehmen. Den Empfang der Aufforderung sollte sich der Arbeitgeber bestätigen lassen.

Bitte beachten Sie:

• Bei einem unterjährigen Wechsel von einer Vollzeit- in eine Teilzeittätigkeit und umgekehrt, kann sich die Höhe des bestehenden Urlaubsanspruchs ändern. Der Urlaubsanspruch ist dann ggf. neu zu berechnen. Ergibt sich eine Abweichung zu dem bisherigen Urlaubsanspruch, ist der betroffene Arbeitnehmer erneut gemäß nachfolgendem Schreiben über die Höhe sowie den möglichen Verfall des Urlaubsanspruchs zu informieren.
• Inwiefern die neue Rechtslage auch auf übergesetzlichen Mehrurlaub Anwendung findet, ist noch nicht abschließend geklärt. Sofern eine abweichende Regelung hinsichtlich des Verfalls von übergesetzlichem Mehrurlaub wirksam arbeitsvertraglich vereinbart wurde, bietet es sich an, (vorsorglich) auch den Verfall des vertraglichen Mehrurlaubs entsprechend dem nachfolgenden Schreiben anzukündigen.

Formulierungsvorschlag:

„Sehr geehrte Frau ... / Sehr geehrter Herr …, 

mit diesem Schreiben weisen wir Sie darauf hin, dass Ihnen für das laufende Kalenderjahr 2020 noch … Tage Ihres gesetzlichen Mindesturlaubs zustehen. Darüber hinaus haben Sie einen Resturlaubsanspruch aus dem Kalenderjahr 2019 von … Tagen. 

Wenn Sie nicht beantragen, dass Ihnen dieser Urlaub bis zum 31.12.2020 gewährt wird, verfällt dieser Anspruch auf gesetzlichen Mindesturlaub zum 31.12.2020, ebenso wie ein etwaiger finanzieller Urlaubsabgeltungsanspruch. 

Sollten dringende betriebliche Gründe oder Gründe in Ihrer Person vorliegen, die eine Übertragung des Urlaubs in das nächste Kalenderjahr 2021 rechtfertigen (§ 7 Abs. 3, S. 2 und 3 BUrlG), ist auch für die Gewährung des Urlaubs bis zum 31.3.2021 ein entsprechender Antrag erforderlich. 

Wird die Gewährung des Urlaubs nicht beantragt und der Urlaub nicht genommen, verfällt dieser zum 31.12.2020 und im Falle der Übertragung auf das Folgejahr zum 31.3.2021, ebenso wie ein etwaiger finanzieller Urlaubsabgeltungsanspruch. 

Wir bitten Sie, rechtzeitig Urlaub zu planen und zu beantragen. Bitte beachten Sie darüber hinaus die betrieblichen Regelungen hinsichtlich der Beantragung von Urlaub. 

Wir fordern Sie daher ausdrücklich auf, den Ihnen zustehenden Urlaub zu nehmen, wenn Sie nicht Gefahr laufen wollen, dass der Urlaub verfällt. 

Mit freundlichen Grüßen“

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass diese allgemeinen Informationen keine Rechtsberatung für den konkreten Anwendungsfall darstellen. Wir empfehlen ergänzend für Einzelfragen die Hinzuziehung des rechtlichen Beraters.

* Regelungen in Tarifverträgen und in Betriebsvereinbarungen können abweichen

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